Please wait!
Please wait!
СТАТЬИ УЧИТЕЛЕЙ ГИМНАЗИИ

 

Excel представляет собой заполняемую пользователем таблицу, причем в одном файле находится не одна, а несколько таблиц, образующих рабочую книгу: внизу рабочего поля видны закладки Лист 1, Лист 2, Лист 3. Их можно листать мышкой.

Листы, если имеющихся трех не хватило, можно добавить  в главном меню Excel: вставка – лист.

ЯЧЕЙКИ Excel

Для составления таблицы надо определить заголовок, размещаемый сверху (выравнивание по центру), количество столбцов в Excel не задается, а получается по ходу создания таблицы. Строки таблицы пронумерованы цифрами, а столбцы – буквами, т.е. у каждой ячейки есть свой адрес или имя. Например, первая ячейка называется А1. Если ячейка выделена жирной рамочкой, то она АКТИВНА, т.е. в нее можно что-то вве­сти с клавиатуры, установив в нее курсор двойным щелчком мышки.

В каждой ячейке таблицы  может находиться число, текст или формула. Число или текст можно вводить с клавиатуры. Формула составляется из имен ячеек, в которые записаны числа. Например, для вычисления суммы чисел в пяти ячейках первой строки А1, А2, А3, А4, А5 надо в строке А6 написать формулу:

= А1+А2+А3+А4+А5

 

после чего нажать на ENTER.  В ячейке А6 появится вычис­ленная сумма.

 

 

Обратите внимание на то, что перед формулой должен обязательно стоять знак равенства, иначе все, что записано в ячейке будет считаться просто текстовой информацией. Если после расчета изменить число в любой из ячеек А1-А5, то автоматически изменится и результат в ячейке А6.

Приведенный пример является чисто иллюстративным, так как сумму лучше рас­считывать при помощи значка суммирования на панели инструментов. Для этого, после того, как в ячейке А6 мы установим знак « = »,  надо  указать  щелчками   мышки  ячейки  с  цифрами   А1-А5    и щелкнуть по кнопке суммирова­ния главного меню программы. В ячейке А6 тут же появится вычисленная сумма.

 

 

Выделить ячейки можно и при помощи клавиатуры, нажав Shift и двигая курсор стрелками.

Если в какой-то ячейке вместо числа стоит текст и ее адрес не используется при подсчете, то Excel на нее просто не обращает внимания в процессе подсчета. Это позволяет вставлять в таблицы любые текстовые комментарии и за­головки.

ФОРМУЛЫ ДЛЯ РАСЧЕТОВ

Если надо посмотреть, как выглядит созданная нами в ячейке, например, А6 фор­мула, то надо выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул над таблицей.  Для нашего примера там написано =СУММ(А1:А5). Слово СУММ означает опера­цию суммирования (можно писать маленькими буквами, но А1 и А5 указывают латинским шрифтом), а в скобках написано, что суммируются ячейки с А1 по А5. Еще раз обратите внимание на знак равенства перед выражением, т.к. в Excel формулой считается только выражение, перед которым стоит знак равенства.

Можно поста­вить курсор мышки в строку формул и что-либо в ней исправить (например, удалить из расчета одну из ячеек). Если же щелкнуть мышкой по ячейке А6 и нажать F2, то исправлять можно в самой ячейке, а в строке формул наши действия при этом будут продублированы автоматически.

Область суммирования можно задать по прямоугольнику, куда войдут, например, данные из столбцов А, В, С. Тогда в ячейке А6 надо записать =СУММ(А1:С5). Ячейка А1 – верхний левый угол прямоугольника, а С5 – правый нижний.

Если нужно посчитать сумму по столбцам А1:А5 и С1:С5, пропустив при этом В1:В5, то запись формулы будет выглядеть так: =СУММ (А1:А5;С1:С5), и писать ее надо в ячейке D6. Операцию суммирования по прямоугольнику легко  делать мышкой. Для этого надо установить курсор мышки в ячейку D6 и щелкнуть по значку авто­суммы на панели инструментов. В ячейке сразу появится  =СУММ( ), а рядом будет видна подсказка, как вводить формулу.

Теперь надо мышкой выделить прямоугольник А1:А5 и, нажав клавишу Ctrl, выделить С1:С5. Выде­ление столбца происходит, если щелкнуть мышкой по его имени, например по А.Так же выделяют строку, например, щелкнув по 1. Окончив операции выде­ления, надо нажать Enter или щелкнуть мышкой по галочке в строке формул.

Сумму можно, конечно же, считать не только в столбце, но и в строке,  тогда фор­мула для верхней строки будет в ячейке D1 выглядеть так: СУММ(А1:C1).

Если выделить  столбцы А, В, С и строку 6, затем щелкнуть  по значку авто суммы, то Excel посчитает сумму каждого столбца и  запишет ее в ячейки строки 6. Для расчета сумм по строкам при выделении надо захватить столбец D, в котором ока­жутся суммы, вычисленные по строкам. Если при выделении захватить строку 6 и столбец В, то авто сумма впишется и по строкам, и по столбцам. Аналогичным образом производятся все арифметические операции, а также вычис­ление процента. 

ВЫЧИСЛЕНИЕ ПРОЦЕНТА ОТ ЧИСЛА

Например, надо вычислить величину 80%  от числа  325,  которое записано в ячейке  С4. Результат должен находиться в ячейке Е4. Формула , которую записываем в, например, в Е4, должна выглядеть так:

 =C4*80%. После записи формулы надо нажать Enter. В ячейке Е4 появится результат 260.

АВТОМАТИЧЕСКИЙ ПОДСЧЕТ РЕЗУЛЬТАТОВ ВЫЧИСЛЕНИЙ ПО СТРОКАМ

Если ячеек для итоговых расчетов много (список или ведомость), то остальной результат Excel посчитает автоматически: достаточно навести курсор мышки на левый нижний угол ячейки с результатом (где квадратная точка), чтобы курсор превратился в крестик, затем нажать правую кнопку мышки и, не отпуская ее, тащить вниз на нужное количество ячеек. Появятся итоги расчетов по всем ячейкам. Если рассчитывался результат только в одной строке, то такой прием приведет к копированию полученного результата в остальные ячейки под ячейкой с суммой (смотри следующий рисунок).

Если вам надо к единичному результату добавить слово “руб”, то формула будет выглядеть так: =(С4*80/100)&”руб” .  Знак & (амперсант) означает добавление (или +).

Предыдущая формула суммирования тогда выглядит так: =СУММ(А1:С1)&”руб”.

ФОРМАТ ЯЧЕЕК

Если данные во всех ячейках записывают в одном формате (например – все в денежном формате), то после ввода данных надо выделить все ячейки и щелкнуть по ним правой кнопкой мышки. Во всплывшем меню выбрать операцию «Формат ячеек». В возникшем одноименном окне выбрать «Денежный формат», затем там же можно изменить число знаков в цифре после запятой и выбрать обозначение денежного формата «грн» или «руб» и т.п. По умолчанию Excel указывает общий формат.

ПРОНУМЕРОВАННЫЙ СПИСОК

         Если вы создаете какой-либо пронумерованный список (например, людей или товаров), то нет необходимости печатать нумерацию    этого    списка:    достаточно     поставить     первую   цифру   (обычно цифру 1), затем навести курсор на правый нижний угол выделенной ячейки. Курсор мышки при этом примет вид крестика. Теперь надо нажать клавишу Ctrl и левую кнопку мышки. Справа и выше курсора появится знак +, означающий прибавление значений ячеек. Теперь, не отжимая Ctrl и не отпуская кнопки мышки, протягиваем мышкой курсор вдоль всего списка. В завершение надо сначала отпустить кнопку мышки, затем Ctrl. Происходит автонумерация по порядку списка.

СОРТИРОВКА

 Exel, как и Word, позволяет проводить сортировку данных. Типов сортировки может быть два: по алфавиту, по возрастанию и убыванию. Для этого в главном меню программы существуют кнопки

 

ПОЛЕЗНЫЕ ДАННЫЕ ПРИ ЗАПИСИ ТЕКСТА

Запись текста обычно начинается с какой-либо ячейки, в которую помещен курсор (т.е. она выделена). Если текст большой, то он захватывает соседние ячейки справа. Надо помнить, что исправления в таком тексте, сколько бы он ячеек и строк не занимал, надо делать, установив курсор в исходную (адресную) ячейку и двигая курсор затем вправо, к месту исправления или дополнения. Выравнивание текста в ячейке и на странице делается по аналогии с Word.

Если текст надо передвинуть в другое место таблицы, то выделяют адресную ячейку щелчком мышки по ней, после чего подводят курсор мышки к выделенному участку рамки выделения, нажимают левую кнопку мышки и, не отпуская, тянут рамку вместе со всем текстом в нужное место. Таким же образом поступают и тогда, когда надо передвинуть куда-то выделенный участок таблицы или всю таблицу, предварительно тоже выделив ее. Формат любой ячейки либо выделенных ячеек устанавливается либо при помощи опции главного меню «Формат», либо при помощи строки форматирования главного меню ( как в Word ), либо при помощи правой кнопки мышки.

ПОПРОБУЕМ ПРИМЕНИТЬ ПРОЧИТАННОЕ НА ПРАКТИКЕ.

 Составим таблицу – ведомость выдачи зарплаты работникам фирмы «Заря», имеющей следующий список работников:

Петренко С.А.  начислено на зарплату     320 ,          премиальных 80

Яковлев В.И.---------------------------------370 ------------------------- 50

Зеленков И.И.------------------------------- 340 ------------------------ 110

Абрамова Т.П.-------------------------------300 -------------------------- 50

Гаврилова Н.В.------------------------------250 -------------------------- 70

Степанов А.И.-------------------------------330 -------------------------- 90

Дмитриева А.П.------------------------------270 -------------------------- 60

Вместо указанных здесь фамилий и сумм можно проставить любые другие по своему усмотрению

При расчетах дополнительно учитывать, что отчисления в фонд медицинского страхования составили 3%, в кассу взаимопомощи 5%, в пенсионный фонд 2%,  подоходный налог 15%. Все эти данные надо просчитать по формуле расчета процента от числа суммы начисленных и премиальных.. При расчете суммы к выдаче воспользоваться формулой типа

=СУММ(( А+B)-(С+D+E+F)), где

А - начислено денег на зарплату;

B– премиальные

С,D,E и F–сумма, составившая процентные отчисления;

Понятно, что вместо А,В,С и т.д. должны быть указаны адреса ячеек , если будут использованы цифры, то это будет считаться ошибкой.

Результат должен быть получен автоматически при помощи программы Excel.В графе «Сумма к выдаче» указать сумму в рублях например, 250руб.

Пример расчета  по таблице в Excel

В остальных ячейках надо получить результат путем расчетов в Exel.

 

 

РАСШИРЕНИЕ ЯЧЕЕК

Иногда необходимо расширить ячейку для того, чтобы поместить в ней текст в две или три строки. Для этого в редакторе EXCEL 2007 можно применить два способа.

1. Вводим нужный текст, после чего в в главном меню находим операцию "Перенос текста"

Происходит расширение ячейки (в нашем примере это ячейка Н). Теперь осталось нажать еше две кнопки в главном меню, которые показаны на рисунке ниже.

 

2. В другом случае можно воспользоваться клавишами ALT+Enter после записи текста в ячейке:

На рисунке видно, что ячейка расширилась под весь текст.

Если получился вариант, показанный выше, то надо просто расширить ячейку В курсором мышки, наведя его на границу между ячейками В и С, затем нажав на левую кнопку мышки и, не отпуская ее, потянуть вправо измененный вид курсора. Затем снова изменяем центровку текста при помощи значков в главном меню:

 

ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ И ГРАФИКОВ.

В редакторе EXCEL можно создавать графики и диаграммы, иллюстрирующие выполнение программ. Для этого надо:

  1. выделить информативную часть табличного документа, по которой будет составлен график (диаграмма).

 

2. найти на стандартной панели значок "МАСТЕР ДИАГРАММ"

и щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Открывается окно «МАСТЕР ДИАГРАММ», в котором надо выбрать тип создаваемой диаграммы (вид графика).

На рисунке видно, что выбран тип «Гистограмма», который представляет собой диаграмму в столбцах линейного или объемного вида. Надо заметить, что в деловых документах желательно  применение простых и наглядных линейных диаграмм (например, таких, как выделенная на рисунке выше),  применение объемных и прочих  диаграмм возможно для оформления плакатов и презентаций.  Для работы выберем тип «График»

3. Затем надо щелкнуть по кнопке «ГОТОВО». Откроется окно «ИСТОЧНИК ДАННЫХ», где надо поставить метку в опции «РЯДЫ В СТРОКАХ» или «В СТОЛБЦАХ» (обычно это зависит от структуры графика, например на рисунке ниже видно, что «ряды в строках» наиболее подходят для графического изображения изменения данных). В опции «РЯД» в этом же окне можно добавить или удалить некоторое количество рядов информации по усмотрению пользователя. Например, на рисунке видно, что один из рядов представляет собой прямую линию и не может отражать динамику развития данных в течение года, поэтому, щелкнув по кнопке меню «Ряд», открыли работу с рядами и, ориентируясь по цвету ряда, удалили ненужный.

Полученный после удаления результат виден на  рисунке ниже.

 4.После этого снова щелкнем по кнопке «ДАЛЕЕ». Открывается окно «ПАРАМЕТРЫ », в котором по усмотрению пользователя устанавливаем параметры диаграммы.

Первый параметр – заголовки. Вводим название диаграммы, название оси Х и название оси Y.

После этого перейдем в параметр «Оси».

 Здесь надо установить птички в окошки «ось Х» и «ось Y»

Далее переходим в параметр «линии сетки».

В этом случае надо установить (или не устанавливать) птички в соответствующие окна. Если установить, то на графике появятся линии сетки. Если у нас только одна линия графика (как на рисунке), то легенда «ряд» не нужна, поэтому надо зайти в операцию «Легенда» и отключить легенду. Если линий графиков несколько, то для их различия ряд легенд можно не отключать.

5. После этого снова щелкнем по кнопке «ДАЛЕЕ», в результате чего появится окно «РАЗМЕЩЕНИЕ ДИАГРАММЫ». Диаграмму можно разместить в текущем окне, а можно и в отдельном. Размещение диаграммы (графика) в отдельном окне позволяет печатать ее на принтере отдельно от всего текста. Отдельно от текста график будет печататься также и тогда, когда он выделен на общей странице. 

6.После выбора размещения щелкнем по кнопке «ГОТОВО». Полученную диаграмму (график) можно увеличить, уменьшить, растянуть по горизонтали и вертикали, потянув за точки выделения, установить в нужном месте документа обычным способом. Готовый выделенный график показан ниже.

 

Дальнейшая обработка графика заключается в том, что по нужной его части щелкают правой кнопкой мыши, находят во всплывшем меню нужную операцию и включают ее.

Например, нам нужно откорректировать линию данных. Щелкнем правой кнопкой мыши по кривой графика. Во всплывшем меню найдем «Формат рядов данных». Щелкнем по этой операции мышкой. Появится окно «Формат рядов данных». В этом окне можно установить птичку в окошко «Сглаженная линия», изменить вид маркера с квадратного на круглый  и т.п. Если включить операцию «Подписи данных», то возле каждого маркера можно будет установить его цифровое значение.

На рисунке показано окно «Формат ряда данных»

Измененный выделенный график показан ниже. Как видно, линия графика стала скругленной, а возле каждой из  точек, которые стали круглыми, появились значения. Таким же образом можно при помощи правой кнопкой мышки изменить любую составляющую графика – текст, линии сетки, линии данных и т.д.

 

 

Серый цвет фона можно отключить, щелкнув по нему правой кнопкой мышки и найдя после этого соответствующую операцию во всплывшем меню.